Resefria möten

: Ett projekt för att minska slöserier på arbetsplatsen

Abstract

Sammanfattning

Detta examensarbete är genomfört på Försäkringskassan som finns på över hundra platser iSverige. I detta arbete benämns Försäkringskassan som ”organisationen” på många ställen.Försäkringskassan har över 13 000 anställda och finns på över hundra platser i Sverige.

Dettaför att organisationen ska finnas nära sina kunder och ge den bästa möjliga servicen. För attkunna jobba på ett enhetligt sätt måste de anställda träffas och ha möten. Vissa möten är baraavstämningsmöten och tar kanske inte mer än två timmar i anspråk. Men om t.ex. sjuanställda från sju olika orter ska träffas och ha möten, åker i värsta fall de alla till engemensam plats där de möts.Förutom att detta kostar organisationen pengar i resekostnader samt tid och arbetsbortfall, såbidrar resanden även till miljöföroreningar i vart fall när de anställda använder sig avbränsledrivna fortskaffningsmedel.

En hel arbetsdag kunde gå åt för att ha ett möte på cirkatvå timmar om alla åkte från olika städer i landet till t.ex. Stockholm.Så Muda (slöserier) med resandet skapade flera olika typer av Muda, nämligen:

 Slöserier med väntan, då de anställda var tvungna att vänta på t.ex. buss, tåg och flygmed mera.

 Slöserier med transporter, då de var tvungna att resa.

 Slöserier med onödiga rörelser, då medarbetarna var tvungna att resa till en annan ortför att utföra sina sysslor.

 Slöseri med tid, då deras resande stal en hel del av deras arbetstid.

 Slöseri med energi och vatten, då koldioxid utsläppen från resandet hade negativpåverkan på miljön.

Dessa slöserier ledde också till att medarbetarna blev överbelastade (Muri) då de inte hannmed sina arbetsuppgifter då resandet tog en hel del av deras tid. Detta ledde till att de hadefärre möten som i sin tur ledde till att variationerna ökade (Mura), eftersom de inte hade enstandard för gemensamma arbetssätt och jobbade på olika sätt på de olika kontoren.

Målet med projektet var att främst minska resandet med 10% och få effektivitet i mötena.Detta genom att införa ny teknik med videmöten i organisationen, där de anställda på etteffektivt sätt kan boka möten och se, dela dokument och ha möten precis där de är istället föratt resa och ha möten.

Projektet lyckades minska resandet med 15%.Projektet begränsades till avdelningen verksamhetsstöd inom myndigheten, som finns överhela landet och har cirka 615 medarbetare.